Proje İçeriği

Projemizin nihai ve en genel amacı; 

Toplumsal etkileri, finansal etkileri, yasal düzenlemeler, mevzuatlar ve yönergeler gereği sadece insan eline ve gözle kontrole bırakılmayacak kadar hassas ve sofistike bir yapıda olan, ve buna rağmen imkansızlıklar nedeniyle insana bağlı olarak excel gibi programlar üzerinden manuel gerçekleştirilen icra takibi süreçlerinin, endüstri standardında bir Yapay Zeka Destekli Robotik Süreç Otomasyonu yazılımı ile dijitalleştirilmesi ve böylece; 

•             İşlemlere hız kazandırarak süreç verimliliğinin artırılması, 

•             Kişiye ve birbirinden kopuk çok sayıda harici araçlara bağımlılığın ortadan kaldırılması,

•             Operasyonel maliyetlerin azaltılması, 

•             Süreç izleme, sonuçları kontrol etme, sonuçlara göre yeni aksiyonlara karar verme, kurum sistemlerine bilgi girme, raporlama  vb. gereksinimler için ekstra emek ve kol gücü ihtiyacının ortadan kaldırılması, insana bağlı hataların minimize edilmesi, 

•             Mevcut altyapılar ile uyumlu, merkezi, bütüncül, ilgili kurumlar ile entegre çalışabilecek bir çözümün elde edilmesi, 

•             Bu konuda sektördeki teknoloji boşluğunun giderilerek ihtiyacının verimli bir şekilde yerli çözümler ile karşılanması, 

şeklinde özetlenebilir.

Kapsam:

Geliştirdiğimiz Yapay Zeka Destekli Robotik Süreç Otomasyonu Uygulamamız (Ahtabot)  ;

•             Dosyaların bulunduğu aşamalara göre kendi kararlarını vererek işlemleri yerine getirebilen,

•             Kendisinin karar vermemesi gereken hallerde büro/kurum ilgilisine soru sorup, hatırlatma yapabilen, aldığı cevaba göre işlemleri kaldığı yerden devam ettirebilen, 

•             Tüm bu işlemleri kritik bilgileri sistem dışına çıkartmadan Uyap ve kurum sistemleri ile etkileşimli bir şekilde gerçekleştirebilen,

•             Gerçekleştirdiği işlemlerin sonuçlarını ilgili yerlere otomatik olarak günlük/haftalık/aylık/yıllık raporlayabilen,

•             Süreçte manuel yöntemlerle takibe olan ihtiyacı ortadan kaldırıp işlemlere hız kazandıran, 

verimlilik odaklı, maliyet avantajlı yerli bir çözüm olarak ülkemize kazandırılmıştır.

Projemiz ile; kendi kontrolümüzde olmayan bir yapı olan Uyap ile işlemleri etkileşimli bir şekilde gerçekleştirebilme ve dolayısıyla iş gücü verimliliği adına; robotik izleme-okuma, robotik yönlendirme, mesajlaşma, kuyruk yönetimi, yapay zekâ temelli analiz ve okumalar, hedef verme ve performans yönetimi konularına odaklı bir uygulama geliştirilmiştir.

Bu uygulamamız ile ilk kez "Adalet Bakanlığı Uyap Sistemi"’ ile "Kurum Yasal Takip Süreç Yazılımları" arasında operasyonel anlamda online etkileşim sağlanmış, her iki sistemde tekraren gerçekleştirilen işlemler tek bir döngüde gerçekleştirilip, süreç takibi, performans ölçüm ve yönetimi, raporlama ilk kez kaynağından temin edilen bilgilerle tam ve doğru bir şekilde yapılabilir hale getirilmiştir. 

Böylece bürolar nezdinde oluşacak verimlilik unsurlarına ilaveten, kurumlar açısından da hizmet aldıkları hukuk bürolarında gerçekleştirilen operasyonları etkin şekilde takip edebilme, işlemlerin hız kazanması ile çok sayıda işlemin daha kısa sürelerde tamamlanabilmesi sağlanmakta ve operasyonel maliyetlerin azaltılması suretiyle  önemli bir verimlilik artışı elde edilmektedir.

Ahtabot, avukatların elektronik imzası ile portala bağlanarak kullanabilecekleri, ilgili bilgilerin herhangi bir yere taşınmasına gerek kalmadan çevrimiçi olarak sistemde işlemlerini gerçekleştirebilecekleri merkezi yapıda çalışan robotik bir platformdur. Sistem hem kurumların kendi sistemlerinde takip edip izleyebilecekleri, hem de KVKK, BDDK, EPDK gibi düzenleyici kurumların isterlerine uygun şekilde ve merkezi yapıdadır.

Mesajlaşma ve Kuyruk yapısı ile Ahtabot, 7/24 kesintisiz olarak bir işlem bittiğinde kendiliğinden diğerine geçebilen, bir nedenle sistem durduğunda kaldığı yerden devam edebilen ve personelden bağımsız olarak işlemleri mantıklı bir sırayla yapabilen özelliklere sahiptir. 

Ahtabot, büro/kurum adına kontrollü ilerlenmesi gereken konularda (örneğin tebligat gönderilip gönderilmemesi, haciz talebinde bulunulup bulunulmaması vb.) ilgili kişilere sorular sorup cevaba göre ilerleyebilmekte, kendi aklıyla karar verebildiği işlemleri ise UYAP’ ta kendiliğinden gerçekleştirip sonuçlarını raporlayabilmektedir.

Ahtabot, hali hazırda bürolarda operasyonel işlemlerin takibi için bulundurulan ortalama 5-6 personelin iş yükünü, büro/kurum kullanıcıları, UYAP Sistemi ve kurum yasal takip sistemi ile etkileşimli çalışarak üstlenmektedir. Bu sayede operasyonel maliyetlerinin önemli ölçüde azaltılmasının yanında; tebligatların, takip kesinleştirmelerinin, mal varlığı tespitlerinin, haciz işlemlerinin, satış işlemlerinin, "tahsilatlar, reddiyatlar, avanslar ve masraflar" gibi hesap hareketlerinin gerektirdiği birçok işlemin otonom yapıya kavuşup, aylarla ifade edilen sürelerden günlerle ifade edilen sürelere getirilmesi ile sürecin tamamında önemli bir verimlilik artışı sağlanmaktadır.

Ayrıca Ahtabot, merkezi yapısı sayesinde, kurumlara da tahsilat süreciyle ilgili olarak; süreci aksatan durumlarda (icra dairelerindeki alacak miktarı, borçlunun ödeme yaptığı ancak icra dairesinin kuruma henüz aktarmadığı, avukatın tahsilata dönüştürülebilecek mal varlığı tespit ettiği ancak henüz işlem yapmadığı vb.) önemli bilgileri raporlamaktadır. 

Ahtabot, operasyonel verimliliğin takibi ve gerektiğinde iyileştirilebilmesi için, kurumlara hizmet aldıkları hukuk bürolarına ilişkin, kaynağından (UYAP) temin edilmiş gerçek verilere dayalı performans karnelerini üretebilmektedir. Bu sayede, hali hazırda mevcut uygulamalarda avukatların kurum sistemlerine UYAP’ ta yapılan işlemler ile ilgili bilgileri ayrıca ve mükerreren girmeleri gerekliliği de ortadan kalkmakta, tüm süreçler operasyonel anlamda bütünleştirilmiş ve kolaylaştırılmış olmaktadır.

Projemizin verimlilik ilişkisi aşağıdaki gibi özetlenebilir:

İş Gücü Açısından Verimlilik; 

Ahtabot, çalışan sayısı ve vekalet ettikleri dosya sayıları açısından farklı ölçeklerdeki büroların, tüm işlevlerini 1-2 kişi ile yerine getirilebilir kılmaktadır. Diğer bir anlatımla, icra takibi alanında faaliyette olan 50 kişinin çalıştığı bir büro da olsa 10 kişinin çalıştığı bir büro da olsa, Ahtabot tüm işlevleri kendisine cevap verecek ve yönlendirmelerine uygun aksiyonlar alacak 1-2 kişi ile yerine getirebilmektedir. Böylece kişilerin uzmanlıkları manuel işlemlerin hammaliyesinden ziyade planlama, strateji üretme, karar alma vb. daha değerli alanlara kanalize edilebilmektedir.

İş/işlem Süreleri Açısında Verimlilik; 

Ahtabot ‘un her bir işlemin, yasal düzenlemeler ve idari kararlarla uyumlu bir şekilde, ne kadar sürede yerine getirilmesi gerektiğini bilen ve bu sürelerin sonunda işlemlerin gerçekleşeceğini garanti eden yapısı (yaşlandırma ve alarm mekanizmaları ile) sayesinde; Mevcut yapıda onlar, yüzler hatta bazen binlerce gün tamamlanamayan işlemlerin vaktinde tamamlanmasını sağlamaktadır. Ahtabot, yaşam döngüsü Ahtabot ‘da başlayan dosyalarda sürelerin uzamasına izin vermemekle birlikte, sonradan Ahtabot ‘a aktarılmış eski dosyaların da kaldığı yerden sonraki süreçlerini aynı mantıkla hızlandırmaktadır.

Kurumlar ile Bürolar Arasındaki İletişim/Etkileşim Açısından Verimlilik; 

Mevcut durumda, UYAP sisteminin dış sistemlerle entegrasyona kapalı olması nedeniyle, kurumlar ve hukuk büroları hangi aşamada ne kadar dosyaları olduğunu, aşamalara göre dosyaların risk tutarlarını, masraf durumlarını, hak kaybına sebebiyet verme potansiyellerini ne kadar işlemin ne kadar masrafla gerçekleştiğini, daha ne kadar masraf gerekeceğini, dosyalarla ilgili iyi-kötü haberleri vb. izleyip raporlayamamaktadır. Bu bilgiler o kadar büyük öneme sahiptir ki, kurumlar bunları bürolardan manuel yöntemlerle de olsa temin etmeye çalışmakta ve hiçbir zaman gerçek verilere ulaşamamaktadır. Ayrıca bu durum bürolarla kurumlar arasındaki en önemli çatışma nedeni olabilmektedir. Ahtabot, ilgili tüm taraflara, kimsenin kimseden bir şey istemesine gerek bırakmadan, kaynağından elde ettiği en doğru bilgileri, en özet halinden en detaylı kırılımlarına kadar günlük/haftalık/aylık ve yıllık olarak raporlamaktadır. 

Finansal Açıdan Verimlilik (Tahsilat/Masraf Performansı) 

Yukarıda sıraladığımız verimlilik unsurlarının bir araya gelmesinin doğal bir sonucu olarak nihai hedef olan az masraf ile çok tahsilat hedefi de gerçekleşmektedir. Ahtabot ile işlemlerin optimum verimlilikle gerçekleşiyor olması, tahsilat aşamasına da bir o kadar hızlı ve optimum maliyet ile ulaşılması anlamına gelmektedir. 

Borçluların icra dairelerine yaptıkları ödemelerin, uzun süre icra dairelerinin kasasında kalması, unutulan avansların/tahsilatların dosya kapandığı halde ilgili kurumlara ulaşamaması gibi durumların ortadan kalkıyor olması.

15.madde de yer alan link’ten Ahtabot’un kapsamına dair aktardığımız detayları izleyebilirsiniz.

Projenin Amacı

Aşağıdaki nedenlerle yeni bir ürüne ihtiyaç duyulmuş olup, yeni bir ürün/hizmet geliştirilmiştir.

Projeye duyulan ihtiyacı aşağıda anlatılanlar çerçevesinde değerlendirebiliriz.

Ülkemizde kitlesel ürün/hizmet sunan sektörler (banka, telekom, elektrik, doğalgaz, otoyol vb.) tahsilatı geciken alacakları için her gün yüzlerce/binlerce icra takibi işlemi başlatmak durumundadır. Kurumlar bu işlemleri UYAP sisteminin manuel işlem yapmaya dayalı olağan kurgusuna uygun olarak, manuel yöntemlerle gerçekleştirmeye çalışacak olsalar, icra takibi süreçlerinin çok hızlı bir şekilde tıkanması kaçınılmaz olacaktır.

Bu nedenle UYAP’ ta toplu işlem yapmak zorunda olan hukuk büroları, bu darboğazı aşmak için çeşitli harici robot uygulamalara yönelmek durumunda kalmıştır. Bu tarz uygulamalar, kullanıcıların önyüzden yaptığı işlemleri, menü adımlarını kullanıcı gibi adımlayarak peşi sıra gerçekleştirmekte ve böylece toplu işlem yapma ihtiyacı karşılanmaya çalışılmaktadır. Bu yöntemlerle avukatların sadece UYAP ekranlarında yapacağı işlemlerin, asıl sürecin bütününden kopuk olarak gerçekleştirilmesi sağlanmakta olup, sürecin bu şekilde bütünsellikten uzak, yüksek maliyetlerle yürütülüyor olması, verimlilik, güvenlik, hatasızlık gibi asıl önemli olan unsurları çözümsüz kılmaktadır. 

Söz konusu harici robotik uygulamaların yarattığı güvenlik risklerinin ve olası KVKK ihlallerinin yanı sıra, EPDK, BDDK, BTK, vb. sektörel düzenlemelere aykırılıklar oluşturmakta olup, son derece sofistike olan yasal takip süreçlerinin, birbirinden kopuk çok sayıda araçla ve manuel yöntemlerle yürütülmeye çalışılması nedeniyle büyük boyutlarda verimsizlik ve kaynak israfı söz konusu olmaktadır.

Yasal mevzuat ve kurumların iş süreçleri gereği birbiri ile etkileşimli olması gereken "kurumların yasal süreç yazılımları" ile "Adalet Bakanlığı UYAP sisteminin" birbirlerinden tamamen kopuk olması, çok sayıda karmaşık sürecin 2 ayrı sistemde mükerreren yürütülmeye çalışılması sonucunu doğurmaktadır. Bu kopuk yapı nedeniyle kurumlar ve bürolar hiçbir zaman UYAP sisteminde kayıtlı dosyalarının gerçek durumunu bilememektedir. Bu nedenle hem kurumları, hem kurumlara vekalet eden avukatları, hem de kurumlara borcu olan vatandaşları mağdur eden zaman aşımları, hak kayıpları yaşanmakta ve aşırı miktarda işgücü kaybı oluşmaktadır.

Tahsili gecikmiş alacak, banka, GSM şirketleri, enerji dağıtım şirketleri vb. kurumlar ile borçlu arasındaki geri ödeme anlaşmasının önemli şekilde bozularak hem gerçek/tüzel kişilerden oluşan borçlular, hem de alacaklı kurumlar nezdinde; süre aşımları nedeniyle yaşanan maddi kayıplar, süreçlerdeki kopukluklar ve manuel işleyiş nedeniyle icra dairelerinin kasalarında unutulan yüksek meblağda avans, tahsilat gibi tutarsal zararlar, yüksek maliyetli manuel operasyonlar ve sair zarar olasılığının ortaya çıkması olarak tanımlanabilmektedir. Sorunlu alacakların makul bir süre içerisinde tam olarak tahsil edilebilmesi için kurumların özel ilgi ve takibi gerekmektedir.

Kurumlar açısından alacakların artan şekilde sorun hale gelmesinde, borçlular açısından ise giderek artan bir borç yüküne dönüşmesinde alacak takibinin etkin bir şekilde yönetilememesinin payı oldukça büyüktür. 

Tahsili gecikmiş alacakların tahsilatı için, ilgili kurum borçlu kişiye öncelikle SMS, ihtar mektubu gibi yollarla ulaşıp tahsilatı gerçekleştirmeye çalışmaktadır. Bu yolla tahsil edilemeyen borçlar ise, hukuk büroları tarafından avukatlar aracılığı ile yasal yolla tahsil edilmeye çalışılmaktadır. Gecikmiş alacakların yasal yolla takibi avukatlık bürolarında görev yapan avukatların, Adalet Bakanlığı'nın portalında işlem yapması ile gerçekleşmektedir. Kurumlar, genellikle borçlunun bulunduğu adrese en yakın olan anlaşmalı oldukları hukuk bürosuna, borçlunun TC, ad, soyad, borç durumu gibi bilgilerini iletmekte, kurum adına vekaleten UYAP sisteminde takibini talep etmektedirler. Hukuk büroları günümüzde bu işlemi avukatların elektronik imzası ile e-devlet üzerinde bulunan Adalet Bakanlığı'nın yargı portalına (UYAP) bağlanması yolu ile yapabilmektedir. Yasal takip sürecindeki takip açma, varlık tespiti, varlık haczi, varlık satışı,  dava açma, duruşma takibi gibi tüm hukuki operasyonel işlemler UYAP üzerinden yapılabilmekte olup, sistemde herhangi bir operasyonel entegrasyona izin verilmemekte, operasyonel sürecin tüm adımları için avukatların elektronik imzaları ile tek tek işlem yapması gerekmektedir.  Örneğin bir GSM şirketinin veya bankanın tek seferde takibe konu olan dosya sayısı yüzlerce olabilmektedir. Sadece tek bir dosya için, bilgilerin sisteme girilmesi, evrağın ve ilgili ek dökümanların sisteme yüklenmesi oldukça uzun (ortalama 30 dak.(yarım saat)) zaman aldığından yüzlerce dosyanın portal üzerinden girişinin yapılması ve ilgili evrakların sisteme yüklenmesi pratikte mümkün olamamaktadır. Buradaki süreci hızlandırabilmek adına, büyük işlem hacmi olan kurumlar ile çalışan hukuk büroları amatörce geliştirilmiş çeşitli robotik uygulamalar kullanarak süreci hızlandırma yoluna başvurmaktadır. Toplu işlem yapılmasına uygun, yasal bir webservis bulunmadığı ve süreç uçtan uca ele alınamadığı için, hali hazırda kullanılan bu robotik uygulamalar, sadece hukuk bürosundaki kullanıcının işlemlerini simule ederek, ekran üzerinden işlemlerin tekrarlı bir şekilde yapılamasını sağlamaktan öteye gidememektedir.

Sisteme entegre bir webservis olmadığı için, mevcut sistemde borçlu bilgileri ya kaynağı bilinmeyen robot uygulamalara yüklenmekte ya da çeşitli yollarla kopyalanarak takip memurlarına iletilmekte ve süreç yürütülmeye çalışılmaktadır. Bu yöntem ile portal işlemlerinin gerçekleştirilmesiyle, KVKK, BDDK, EPDK gibi her bir sektörün kendi yasal düzenleyici/denetleyicisinin kurallarına aykırılık teşkil eden birçok unsur ortaya çıkmakta, bilgi güvenliğinin korunması noktasında güvenlik zafiyetleri oluştuğundan kurumlar tarafından yasaklanmaya başlanmış olsa da, tek tek manuel işlem yapabilmekte mümkün olmadığından halen kullanıma devam edilmektedir. Operasyonel süreçlerdeki bu zorluk, yüksek hacimli işlemlerde hukuk bürolarının ekran başında dosya yükleme, sıraya sokma, bir dosya bittiğinde diğerini yükleme veya sistem durduğunda yeniden başlatma gibi operasyonel işlemler için sürekli personel bulundurma zorunluluğunu da beraberinde getirmektedir. Hukuk bürolarında neredeyse avukat sayısından daha fazla süreç takibi için personel görev yapmakta, akıllı bir yapı olmadığından dolayı, borçlu ödeme sözü verdiyse haciz talebi yapılmaması, sistemin bir kere sorduğu şeyi tekrar sormaması, haciz talebi yapılan dosyaya tekrar talep yapılmaması vb. çok çeşitli unsurlar gözetilerek işlem yapılabilmesi için, excel üzerinde veriler çarpıştırılarak, gözle kontrol edilerek vb. manuel yöntemlerle süreç yönetilmeye çalışılmaktadır.

Ek olarak hukuk bürolarına çok sayıda ve yüksek tutarlarda dosya takip/tahsilatı işi vermekte olan kurumların hizmet aldıkları hukuk bürolarını etkin olarak denetleme ve izleme imkanı bulunmamaktadır. Kurumun yasal takip sistemi ile UYAP üzerinde gerçekleştirilen işlemler bütünleşik olmadığından, kurumun da yapılan işlemlerden haberdar olmasının sağlanabilmesi, avukatların UYAP üzerinde gerçekleştirdiği işlemleri aynı zamanda kurum sistemine de girmesini gerektirmektedir. Bu durum, hali hazırda yoğun olan iş yükünü daha da arttırmakta, eksik, hatalı girişler olabilmekte veya kurumun hukuk bürosunda yapılan işlemleri takip ederek denetleyememesine yol açmaktadır.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Aşağıda bahsi geçen tüm özellik ve uygulama pratikleri, ülkemizde henüz benzeri olmayan yenilik ve farklılıklardır.

Projemiz ile; kendi kontrolümüzde olmayan bir yapı olan Uyap ile diğer sistemler arasında gerçekleşmesi gereken işlemleri etkileşimli bir şekilde gerçekleştirebilme ve dolayısıyla iş gücü verimliliği adına; robotik izleme-okuma, robotik yönlendirme, mesajlaşma, kuyruk yönetimi, yapay zekâ temelli analiz ve okumalar, hedef verme ve performans yönetimi konularına odaklı bir uygulama geliştirilmiştir.

Bu uygulamamız ile ilk kez "Adalet Bakanlığı Uyap Sistemi"’ ile "Kurum Yasal Takip Süreç Yazılımları" arasında operasyonel anlamda online etkileşim sağlanmış, her iki sistemde tekraren gerçekleştirilen işlemler tek bir döngüde gerçekleştirilip, süreç takibi, performans ölçüm ve yönetimi, raporlama ilk kez kaynağından temin edilen bilgilerle tam ve doğru bir şekilde yapılabilir hale getirilmiştir. 

Böylece bürolar nezdinde oluşacak verimlilik unsurlarına ilaveten, kurumlar açısından da hizmet aldıkları hukuk bürolarında gerçekleştirilen operasyonları etkin şekilde takip edebilme, işlemlerin hız kazanması ile çok sayıda işlemin daha kısa sürelerde tamamlanabilmesi sağlanmakta ve operasyonel maliyetlerin azaltılması suretiyle  önemli bir verimlilik artışı elde edilmektedir. Bu sayede müşteri talep ve ihtiyaçları karşılanabilecek, kurumlar bu yolla elde edecekleri esneklik sayesinde organizasyonel yapılanmalarını tahsilat stratejilerine uyumlu bir şekilde kurgulayabilecektir.

30 yıldır bu alanda ürün hizmet sunuyor olması ETCBASE’ i;

•             Finans, telekom, enerji, otoyol işletmeleri ve benzeri çeşitli sektörlerden kurumların,

•             Hukuk bürolarının,

•             İcra dairelerinin ve 

•             Adalet Bakanlığı UYAP sisteminin 

işleyiş ayrıntılarına, her birinin değişen ihtiyaçlarına, veri yapılarına ve sektörel jargonlarına hakim kılmaktadır. 

ETCBASE’e özgü olan bu bilgi birikimi ve tecrübe; bu alandaki ihtiyacın bütünleşik olarak ele almasını ETCBASE özelinde mümkün kılmakla olup, söz konusu bütünlük ve bu bütünlükten kaynaklı verimlilik projemizin en özgün yönünü oluşturmaktadır.

Projemizi özgün kılan diğer yenilikçi yönleri sıralamak gerekirse;

1. UYAP İle Uçtan Uca Operasyonel Entegrasyon:

Hali hazırda yürütülen süreçlerde, en az 3 ayrı noktada kişisel verilerin sistem dışına çıkartılması yoluyla ve kesintiye uğratılarak yürütülen yasal takip (icra) süreçleri, ilk kez uçtan uca entegre bir şekilde ve kesintisiz olarak yürütülebilecek olması ve bu sayede süreçlerin kesintiye uğraması, veri kayıpları, mükerrer işlemler, vakit kayıpları, gereksiz insan emeği gibi maliyetleri ve güvenliği etkileyen tüm kritik unsurların olumsuzluklarını minimize edecek olması.

2.Yasal Takip Süreçlerinin Yürütülmesinde Yapay Zeka Destekli Robotik Süreç Yönetimi Yapısı :

YZ destekli robotik süreç yönetimi yapısı marifetiyle verileri analiz edecek, karar noktalarını belirleyecek, gereken hallerde kimseye sormadan Uyap ‘ta işlemlerin gereğini yerine getirecek, kullanıcıya sorması gereken hallerde ise sadece sorusuna cevap alıp yoluna devam edebilecek olması.

3.Yasal Takip Süreçleri;

o             En mahrem kişisel bilgileri içermesi nedeniyle "veri içeriği",

o             Çok sayıda ve büyük miktarlarda tahsilat, avans, masraf gibi işlemlerin gerçekleştiriliyor olması nedeniyle "finansal etkileri",

o             Haciz, dava, takip gibi, toplumun karşı karşıya gelmek istemediği hukuki süreçlerin varlığı nedeniyle "sosyal ve psikolojik etkileri",

o             Birbirinin devamı niteliğinde olan çok sayıda ve çeşitlilikteki işlemlerin zamanla yarışarak yerine getirilmeye çalışılmasının neden olduğu "iş gücü kaybı" 

gibi birçok açıdan, yüksek hassasiyetle yönetilmeye ve bilişim teknolojilerinin etkin kullanımına en çok ihtiyaç duyan bir alan olmasına rağmen, bugüne kadar bu süreçler verimsiz, güvensiz ve palyatif çözümlerle yürütülmeye çalışılmış olan bu alanda ilk kez, endüstri standardında teknolojiler (Java, Kafka, Kubernetes, Oracle, Weblogic, vb.) kullanılarak, iş gücü kaybını ve güvenlik zafiyetlerini minimize edecek sürdürülebilir kurumsal bir robotik süreç otomasyonu uygulaması geliştirilmiş olmasıdır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Çözümümüzü kullanan müşterilerimizde firmamız aracılığı ile, operasyonel süreçlerin dijital ortamda yönetilmesi sayesinde iş akışlarında harcanan sürenin azalması, süreçlere hız kazandırılması, insana bağlı hata oranının düşmesi operasyonel maliyetlerde azalmayı da beraberinde getirmiş, çalışan verimliliğin ve operasyonel süreçlerde verimliliğin artırılmasına katkı sağlanmıştır. Kurumlar bu yolla elde ettikleri esneklik sayesinde organizasyonel yapılanmalarını tahsilat stratejilerine uyumlu bir şekilde kurgulayabilmektedirler. Operasyonel işlemlerin hız kazanması ve bu işlemler için personel bulundurma zorunluluğunun ortadan kalkması, kurumlarda çözüme ulaşan dosya sayısının artmasını da beraberinde getirmiş olup; Borçlu Gerçek/Tüzel Kişiler Açısından; - Borç ile ilgili temerrüt faizi ve icra masrafları kaynaklı ilave borç yükünden, psikolojik etkinden erken aşamada kurtulmaya, - Mükerrer işlemler ve hesap hataları kaynaklı maddi kayıplardan kurtulmaya, Kurumlar Açısından; - Minimum maliyete - Hızlı tahsilata - Minimum hak kaybına - Etkin süreç izleme ve büro performans yönetimine, Hukuk Büroları Açısından; - Minimum kol gücü gereksinimi nedeniyle büro operasyonlarının optimizasyonuna - Erken aşamada karşı taraf vekalet ücreti hak edişi oluşumuna - Sürelere uyum nedeniyle yüksek performans ve performansa dayalı gelir artışına, Adalet Bakanlığı-İcra Daireleri Açısından; - Dosyaların daha hızlı kapanması suretiyle icra memurlarının iş yüklünün hızlı bir şekilde azalmasına imkan tanımaktatır. Ahtabot, hali hazırda bürolarda operasyonel işlemlerin takibi için bulundurulan ortalama 5-6 personelin iş yükünü, büro/kurum kullanıcıları, UYAP Sistemi ve kurum yasal takip sistemi ile etkileşimli çalışarak üstlenebilmekte, bu sayede personel maliyetlerinin azaltılmasının yanında; tebligatların, takip kesinleştirmelerinin, mal varlığı tespitlerinin, haciz işlemlerinin, satış işlemlerinin, "tahsilatlar, reddiyatlar, avanslar ve masraflar" gibi hesap hareketlerinin gerektirdiği birçok işlemin otonom yapıya kavuşup, aylarla ifade edilen sürelerden günlerle ifade edilen sürelere getirilmesi ile sürecin tamamında önemli bir verimlilik artışı sağlamaktadır.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Bu projemiz şirketimizin en stratejik projesidir. Üst yönetim kadrolarımızın tümü, projenin başlatılması, tasarımı, analizi ve yazılımı süreçlerinin tamamında aktif rol almıştır.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Ortaya çıkan sonuçlar değerlendirildiğinde;

• Ülkemizde henüz bulunmayan, hukuk bürolarının ve bu büroların vekalet ettiği Finans, Enerji, Telekom,  Otoyol ve benzeri sektörlerin kullanımına yönelik, değişken altyapılar ile uyumlu, fonksiyonel bir süreç yönetim aracı geliştirmek suretiyle; farklı operasyonel birimlerde gerçekleştirilen süreçlerin tek bir yazılım ile entegre çalışmasının sağlanması, hali hazırda oluşan kaynak israfı ve maddi kayıpların ortadan kaldırılması ve süreçlerin dijitalleştirilmesi sayesinde operasyonel maliyetlerin azaltılarak ülkemiz ihtiyaçlarının yerli çözümler ile karşılanması,
• Kurumlarla gerçek/tüzel kişiler arasında gerçekleşen ürün/hizmet alışverişlerinin sonucunda doğan alacak/borç ilişkisinde ürün/hizmetten yararlanıp borcunu ödemeyenlere, ürün/hizmeti sunan alacaklı kurumların toplu bir şekilde uygulamak durumunda kaldıkları, son derece karmaşık bir yapıya sahip, yasal takip yoluyla (icra yoluyla) tahsilat süreçlerinin verimliliğini birçok farklı açıdan radikal bir şekilde iyileştirecek bir proje geliştirmek,
• Bu alanda uzun yıllardır büyük kurum ölçeğinde sektöre yön veren bir yazlım firması olarak, büyük kurumlara ilaveten, küçük ölçekli kurum ve tüm hukuk bürolarına da hitap edebilir hale gelmek

şeklinde özetlenebilecek ana hedeflerimize ulaştık.

Bu ana hedeflerle başlatıp ürünleştirdiğimiz Ahtabot, geliştirme sürecinde  “TÜBİTAK 2022-2023 Öncelikli Ar-Ge ve Yenilik Konu Başlıkları/Öncelikli ve Kilit Teknolojilerde çağrı konusu olan "Yapay Zekâ - Finans, Ticaret, Lojistik Sektörleri - Verimlilik" başlığı altında TÜBİTAK tarafından TEYDEB desteği ile desteklendi.

 Türkiye genelindeki tüm hukuk büroları taranarak, tespit edilen tüm hukuk bürolarına mailler gönderilerek, sunum görüşmeleri organize ediliyor.

Bunun dışında her Salı Saat: 14:00 da Tanıtım Toplantıları, her Çarşamba Saat: 14:00 da Detaylı Anlatım ve Kullanım Toplantısı organize ediliyor. Bu toplantıların düzenli yapıldığı hem Ahtabot web sitesinde hem de sosyal mecralarda paylaşılıyor.

Ücretlendirme Ahtabot web sitesinden şeffaf bir şekilde görülebiliyor. 

Ahtabot platformuna üye olmak isteyenler internet üzerinden kendilerine uygun paketi seçerek kredi kartı ile üye olup kullanıma başlayabiliyorlar.

Linkedin, Facebook, Instagram ve youtube üzerinden düzenli paylaşımlar yapılmaktadır. 

Web                      https://www.etcbase.com/ahtabot

LinkedIn               https://www.linkedin.com/company/ahtabot/ 

İnstagram           https://www.instagram.com/ahtabot_etc?igsh=dmMybzNkNDAyOGE4 

Youtube               https://www.youtube.com/channel/UC1pg5MNGcZbHQ_CWGkCm6fw 

Facebook            https://www.facebook.com/share/1GzB5bULXm/ 

13 Kasım 2024 İTÜ Arı Teknokent Instagram ve LinkedIn sayfalarında paylaştı.

İşlevsel anlamda elde edilen bu başarılı sonuçların yanı sıra ticari anlamda değerlendirecek olursak;

lansmana başladıktan kısa süre sonra 144 adet hukuk bürosunda Ahtabot kullanılmaya başlandı. 

4 büyük banka, en büyük enerji dağıtım şirketlerinden 2 tanesi, 1 varlık yönetim şirketi ve bir otoyol işletmesinde başarılı pilot kullanımlar gerçekleştirildi.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Tüm çalışan kadromuz projemizin stratejik önemine vakıf olup, gerektiğinde durumdan vazife çıkartmak suretiyle projemizde aktif rol almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Projemiz tamamen kendi kaynaklarımızla geliştirilmiştir.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Harici yazılım araçları, excel dosyaları, manuel işlemler ve benzeri yöntemlerle yerine getirilmek durumunda kalınan işlemlerin uçtan uca bir bütünlük içerisinde, verimli, düşük maliyetli, hızlı ve güvenli yerine getirilmesi için kullanılan teknik araç ve yöntemler; • İşlemlerin insan eli değmeden, arka planda otonom bir şekilde gerçekleştirilmesini teminen “Robotik Proses Otomasyonu (RPA)” • Yapısal veri barındırmaması nedeniyle RPA dışında kalan evrak incelemelerinin toplu ve otomatik bir şekilde gerçekleşmesini teminen “Yapay Zekâ – Generative AI” • Ülke geneline yaygın çok sayıda hukuk bürosunun, milyonlarca işleminden kaynaklı veri trafiğinin 7/24 kesintisiz, hatasız, güvenli ve verimli bir şekilde yerine getirilmesini teminen “Kafka ile Mesajlaşma, Kubernetes ile servis orkestrasyonu” • İşlemlerin süresinde gerçekleşmesini, süre aşımları nedeniyle hak kayıplarının oluşmamasını ve dosyaların daha hızlı kapanabilmesini teminen “Yaşlandırma ve Alarm Mekanizmaları” • Tüm işlemlerin içinde bulunduğu aşamaya göre gruplandırılarak tek bir komutla toplu işlem yapabilmesini, operasyonların bütünü ile ilgili analizler yapılabilmesini, operasyonel kararlar alınabilmesini, operasyonların planlanmasını, maliyet yönetimi vb. tüm yönetsel operasyonların sınırsız esneklikte gerçekleştirilebilmesini teminen “Dinamik ve Operasyonel Masa Üstü Yapısı” Ahtabot ürünümüzün geliştirmesi ve işletiminde kullanılan geliştirme araç ve teknolojiler: Yazılım Dilleri: • Önyüz: HTML5, Flex & Java Script • Backend Servisleri: Java, Kütüphaneler: • Spring, Hibernate, Ehcache, Log4J, SOAP Servisler, REST Servisler, Selenium Diğer Sistem Bileşenleri: • Oracle DB, Oracle Web Logic (Uygulama Sunucusu), Kubernetes (Mikro servislerin çalıştığı orkestrasyon ürünü), Kafka (mesajlaşma servisleri), PowerBI. Belgelendirme: • TEYDEP Proje tamamlama belgesi, Marka Tescil Belgesi ve Yazılım Tescil belgelerimiz bulunmaktadır. • Operasyonlarımızı ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemleri ve ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemleri süreçlerini baz alarak yönetiyoruz. Yeni dönem sertifikasyon yenileme hazırlıklarımız devam ediyor. Güvenlik ve Sürdürülebilirlik: • 30 yıldır BDDK, EPDK, BTK gibi kurulların denetimine tabi olan Finans, Enerji, Telekomünikasyon sektörlerine hizmet ediyoruz. • Ve bu nedenle uzun yıllardır her yıl BDDK ‘nın destek hizmeti yönetmeliği kapsamında, bankaların bağımsız denetçileri tarafından denetleniyoruz. • Yazılımlarımız Finans, Enerji, Telekomünikasyon sektörlerinin büyük kurumlarının beklentileri doğrultusunda Kod güvenliği ve Kod kalitesi testlerinden geçiriliyor. • Bazı büyük müşterilerimiz yazılım altyapımızı penetrasyon testlerine tabi tutuyor.