Proje İçeriği

Yapay Zekâ Destekli Sipariş Otomasyon ve Karar Destek Sistemi, e-posta ile gelen yapılandırılmamış sipariş taleplerini yapay zekâ destekli analiz ederek, bu talepleri ERP sistemlerine (SAP) otomatik veya yarı otomatik olarak aktarabilen uçtan uca bir sipariş otomasyon ve karar destek platformudur.

Sistem, Microsoft Graph API aracılığıyla belirlenen e-posta klasörlerinden sipariş içeriklerini ve eklerini (PDF, Excel, görsel vb.) periyodik olarak toplar. Toplanan veriler, yapay zekâ servisleri kullanılarak analiz edilir; e-posta içeriğinden tedarikçi bilgisi, ürünler, miktarlar, birim fiyatlar, teslimat adresi ve teslimat tarihi gibi kritik sipariş verileri otomatik olarak çıkarılır.

Yapay zekâ analizinin ardından sistem, çıkarılan verilerin doğruluk ve bütünlük seviyesine göre 0–100 arası bir “Sipariş Giriş Skoru (Order Entry Score)” hesaplar.

• Skorun %100 olduğu durumlarda sipariş, herhangi bir insan müdahalesi olmadan otomatik olarak SAP için hazır hale getirilir.
• Skorun %100’ün altında olduğu durumlarda ise sistem, kullanıcıyı yönlendiren bir arayüz üzerinden manuel kontrol ve düzeltme sürecini devreye alır.

Ürün eşleşmesi yapılamayan veya belirsizlik içeren durumlarda, sistem müşteriye otomatik olarak ürün öneri e-postaları gönderir. Müşteriler, kendilerine iletilen bağlantı üzerinden ürünleri kabul veya reddedebilir. Müşteri onayları sisteme gerçek zamanlı olarak işlenir ve sipariş verisi güncellenir.

Son aşamada, SAP için oluşturulan sipariş taslakları RPA (Robotic Process Automation) sistemi aracılığıyla SAP ortamına aktarılır. SAP tarafından iletilen geri bildirimler izlenir ve sipariş başarıyla oluşturulduğunda müşteriye otomatik sipariş onay e-postası gönderilir.

Bu yapı sayesinde sistem; yapay zekâ, insan ve RPA bileşenlerini birlikte kullanarak güvenli, ölçeklenebilir ve hataya dayanıklı bir sipariş otomasyon süreci sunar.

Projenin Amacı

Proje, yeni bir yapay zekâ destekli hizmet oluşturmak amacıyla geliştirilmiştir.

Yapay Zekâ Destekli Sipariş Otomasyon ve Karar Destek Sistemi; e-posta üzerinden gelen sipariş taleplerini yapay zekâ ile analiz eden, risk skorlaması yapan, müşteri ve ürün onay süreçlerini yöneten ve ERP sistemlerine otomatik sipariş oluşturulmasını sağlayan uçtan uca bir sipariş otomasyon hizmetidir.

Geliştirilen çözüm, yalnızca tek bir kurumun iç süreçlerini iyileştirmeyi hedeflememekte; farklı sektörlerde faaliyet gösteren, e-posta tabanlı sipariş alan ve ERP altyapısı kullanan kurumlara sunulabilecek şekilde ürünleştirilebilir, ölçeklenebilir ve servis bazlı bir yapı olarak tasarlanmıştır.

Bu yönüyle proje; manuel, hataya açık ve yüksek operasyonel maliyet oluşturan sipariş yönetim süreçlerini yapay zekâ destekli bir hizmet modeliyle dönüştürmeyi amaçlayan yenilikçi bir çözümdür.

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Proje içerisindeki en büyük inovasyon, yapay zekânın yalnızca veri çıkaran bir araç olarak değil, iş sürecinin otomatik mi yoksa kontrollü mü ilerleyeceğine karar veren aktif bir karar mekanizması olarak konumlandırılmasıdır.

Yapay Zekâ Destekli Sipariş Otomasyon ve Karar Destek Sistemi’nde yapay zekâ, e-posta ve eklerinden elde edilen sipariş verilerini analiz ettikten sonra “Sipariş Giriş Skoru (Order Entry Score)” adı verilen 0–100 arası bir güven skoru üretmektedir. Bu skor sayesinde sistem, siparişin insan müdahalesi olmadan otomatik olarak ERP sistemine aktarılıp aktarılamayacağını ya da manuel kontrol gerektirip gerektirmediğini dinamik olarak belirlemektedir.

Buna ek olarak proje;

• Yapay zekâ, insan ve RPA bileşenlerini aynı iş akışı içerisinde birleştiren hibrit bir otomasyon modeli sunmakta,
• Ürün eşleşmesi yapılamayan durumlarda müşteriyi sürece dahil eden AI destekli müşteri onay mekanizması ile karar sürecini uçtan uca yönetmektedir.

Bu yaklaşım, klasik otomasyon ve belge işleme çözümlerinden ayrışarak yapay zekâyı gerçek anlamda operasyonel karar verici konumuna taşımaktadır.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Bu proje başta Operasyon ve Satış Destek ekipleri olmak üzere, Satın Alma ve IT ekiplerine doğrudan fayda sağlamıştır. E-posta üzerinden gelen siparişlerin otomatik analiz edilmesi ve ERP’ye kontrollü aktarılması sayesinde operasyonel iş yükü ve hata oranları önemli ölçüde azaltılmış, ekiplerin manuel veri girişi yerine istisna ve katma değerli süreçlere odaklanması sağlanmıştır. Ayrıca IT ekipleri açısından, mevcut ERP altyapısı değiştirilmeden RPA ve yapay zekâ ile sürdürülebilir ve ölçeklenebilir bir otomasyon modeli oluşturulmuştur.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet, proje süresince müşteri kurum tarafında ilgili üst yönetim ve birim yöneticilerinin desteği alınmıştır. Projenin iş süreçlerine doğrudan etki etmesi nedeniyle, özellikle sipariş operasyonları ve ERP süreçlerinden sorumlu yöneticiler proje kapsamının belirlenmesi, önceliklendirme ve canlıya geçiş kararlarında sürece dahil olmuştur. Üst yönetim desteği sayesinde proje; operasyonel ihtiyaçlara uygun şekilde şekillendirilmiş ve canlı kullanım için gerekli organizasyonel uyum sağlanabilmiştir.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Evet, proje sürecinde ve sonrasında ortaya çıkan sonuçlar sistem kayıtları ve operasyonel gözlemler üzerinden analiz edilmiştir.

Platformun devreye alınmasıyla birlikte, e-posta üzerinden gelen siparişlerin analiz edilmesi ve ERP sistemine hazırlanması sürecinde manuel adımların azaldığı, işlem sürelerinin ise belirgin şekilde kısaldığı gözlemlenmiştir. Özellikle sipariş içeriğinin otomatik olarak ayrıştırılması ve ön kontrolünün yapay zekâ tarafından yapılması, kullanıcıların yalnızca istisnai durumlara odaklanmasını sağlamıştır.

Manuel veri girişi yapılan süreçlerde sıkça karşılaşılan eksik alan, yanlış ürün veya hatalı miktar gibi sorunların, sistemin yönlendirici yapısı sayesinde daha erken aşamada tespit edilebildiği görülmüştür. Bu durum, siparişlerin ERP tarafında daha az düzeltme ihtiyacıyla ilerlemesine katkı sağlamıştır.

Yapay zekâ tarafından üretilen analiz skorları sayesinde, hangi siparişlerin otomatik olarak işlenebildiği, hangilerinin kullanıcı kontrolü gerektirdiği net bir şekilde ayrıştırılabilmiştir. Bu da operasyonel ekipler için önceliklendirme ve iş yükü yönetimini kolaylaştırmıştır.

Ayrıca sistemde tutulan analiz kayıtları, onay süreçleri ve RPA geri bildirimleri; sürecin hangi adımlarında gecikme veya müdahale ihtiyacı oluştuğunun görülmesine imkân tanımıştır. Bu çıktılar, çözümün yalnızca otomasyon sağlamakla kalmayıp, süreçlerin izlenebilirliğini artıran ve ilerleyen dönemlerde iyileştirme yapılmasına zemin hazırlayan bir yapı sunduğunu göstermektedir.

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

Projede, Norax ve müşteri kurum ekipleri birlikte çalışmış olup aktif olarak yaklaşık 6 kişilik bir ekip görev almıştır.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

Proje, Norax tarafından geliştirilmiş olup müşteri kurum olarak Avansas ile iş birliği içerisinde hayata geçirilmiştir.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Proje kapsamında kullanılan başlıca teknoloji ve platformlar aşağıdaki gibidir: •Microsoft • SAP (ERP altyapısı) • LM Studio (yerel yapay zekâ modeli altyapısı) • Node.js & Express (backend uygulama geliştirme) • React (frontend uygulama geliştirme) • Microsoft SQL Server (veritabanı)